Metadata wordt ondergewaardeerd door veel gebruikers die ‘al die velden’ in moeten vullen. Het toekennen van ‘data over data’ (de letterlijke vertaling van metadata) wordt door hen ervaren als tijdrovend, lastig en weinig zinvol. De toegevoegde waarde van metadata uitleggen is bovendien niet eenvoudig. Een argument als ‘metadata verbetert de terugvindbaarheid van informatie’ wordt niet of nauwelijks gehoord. De vertrouwde mappenstructuur en de ‘zoekmachine-die-alles-vindt’ leveren met minder inspanning hetzelfde resultaat, is de stellige overtuiging. Vijf argumenten waarom metadata voor interne documenten en andersoortige content wel degelijk zinvol is.
Search in SharePoint 2010: verfijningsopties zijn nog geen facetten
maandag 24 oktober 2011 Door 2 reacties
De zoekfunctie in SharePoint 2010 is in vergelijking met de zoekfunctie in SharePoint 2007 op een flink aantal punten verbeterd. Eén verbetering die ongetwijfeld meteen opvalt, is het refinement panel; of in ‘goed’ Nederlands het verfijningsdeelvenster genoemd. Dit refinement panel wordt aan de linkerzijde van het resultatenscherm getoond. Het biedt gebruikers de mogelijkheid hun zoekresultaten te verfijnen op bijvoorbeeld auteur of bestandsformaat. Een erg fijn principe dat lijkt op facetgebaseerd zoeken, waaraan ik al eerder deze blogpost wijdde. Maar helaas kan ik het SharePoint verfijningsdeelvenster geen faceted search noemen. Out-of-the-box werkt het niet zoals we dat kennen van een facetnavigatie als bijvoorbeeld funda.nl. [Lees meer...]
Social search: vrienden weten het beter
maandag 19 september 2011 Door Reageer
Net terug van een heerlijke vakantie op Kos, waar de batterij voor de komende maanden weer flink opgeladen is. En waar ik niet (oké, ik geef toe: niet de hele tijd) hebt nagedacht over SharePoint, taxonomieën, thesauri, metadata, vindbaarheid van informatie en zoekmachines. Met de liefde voor het vak zoals ik die heb, blijf je daar ook onder het genot van een cocktail aan denken.
De eerste dag van mijn vakantie heb ik me echter vooral afgevraagd waar het mis was gegaan: hoe kon de wisdom of the crowd ons zo in de steek hebben gelaten? Ik zat in een hotel dat lovende kritieken had op een vakantiebeoordelingssite. Maar dat hotel viel mij zittend op het balkon vies tegen. In plaats van in een oase van rust was ik in een mierenhoop met luide muziek terecht gekomen. En daar was ik nou net níet naar op zoek. Het principe ‘wat anderen leuk vinden, vind ik ook leuk’ gaat dus niet altijd op. Ik wist dan ook niet hoe snel ik gebruik moest maken van het aanbod te verhuizen naar een zojuist geopend, niet volgeboekt, ruim opgezet hotel. Het scheelde dat het koffer nog niet was uitgepakt. Ik kwam daarop terecht in het hotel dat me een paar maanden eerder was aangeraden door een goede vriendin. Wiens advies ik in de wind had geslagen.
Wanneer we op zoek zijn naar informatie, vertrouwen we vaak op wat ‘iedereen vindt’. Terwijl de mening van vrienden, degene die weten waar we naar op zoek zijn, veel waardevoller kan zijn. Net zoals personen met dezelfde informatiebehoeften, die ons op weg kunnen helpen bij het vinden van informatie. Ik weet in ieder geval bij wie ik langs ga wanneer ik weer een vakantie ga uitzoeken.
SharePoint voor informatieprofessionals op het KBenP zomerevent
vrijdag 24 juni 2011 Door
Op donderdag 23 juni vond in het Kurhaus in Scheveningen het jaarlijkse KBenP zomerevent plaats. Voor mij de eerste keer dat ik daarbij aanwezig was en ik mocht meteen een presentatie geven op het Open Huis van GO opleidingen. Sinds juni van dit jaar verzorg ik namelijk voor GO opleidingen twee trainingen over SharePoint, specifiek gericht op informatieprofessionals. De zaal zat (en stond!) goed vol, een mooie opkomst. De kern van mijn verhaal: er is een mooie rol voor informatieprofessionals in een SharePoint traject, maar die rol moet wel genomen (kunnen) worden. 
[Lees meer...]
Alternatieven voor SharePoint: start met document management
maandag 9 mei 2011 Door Reageer
Omdat SharePoint binnen zoveel organisaties ingezet wordt om documenten op te slaan, in teams samen te werken of een intranet te maken, zou je bijna vergeten dat er ook organisaties zijn die op zoek gaan naar alternatieven. Dat doen ze omdat ze SharePoint te duur of te ingewikkeld vinden of het niet aansluit bij hun wensen. Of simpelweg omdat ze SharePoint niet willen inzetten júíst omdat “iedereen” het doet. Maar welke mogelijkheden heb je als organisatie? In twee blogposts zal ik hier op in gaan. [Lees meer...]
Aandachtspunten voor enterprise search pilots
donderdag 28 april 2011 Door 1 Reactie
Wanneer een organisatie een enterprise search product, om wat voor reden dan ook, wil gaan uitproberen, wordt dikwijls besloten een pilot of proeftuin te starten. Zodat bekeken kan worden of het product voldoet voor de organisatie en of tot definitieve implementatie over gegaan kan worden. Maar een pilot doe je niet zomaar; waar moet je als organisatie rekening mee houden? Enkele voor de hand liggende, maar daarom niet minder belangrijke, aandachtspunten voor enterprise search pilots: [Lees meer...]
Enterprise social search: slimmer zoeken met je netwerk
woensdag 30 maart 2011 Door 1 Reactie
Hoewel enterprise search en (corporate) social media in veel organisaties worden gebruikt, is een combinatie van beiden onbekend. Enterprise social search maakt gebruik van zowel binnen de organisatie aanwezige kennis áls kennissen. Het slaat daarmee een brug tussen gecodificeerde kennis en gepersonaliseerde kennis. In magazine TIEM is een artikel verschenen waarin ik samen met mede-auteur Bart Jacobs een introductie geef op het fenomeen enterprise social search en beschrijf welke mogelijkheden er zijn om enterprise social search te implementeren binnen organisaties. [Lees meer...]
SharePoint2010 en metadata: beter niet en beter wel
vrijdag 25 maart 2011 Door Reageer
Afgelopen donderdag was ik door het Zuidelijk Informatie Netwerk uitgenodigd om een presentatie te geven over SharePoint2010 en metadata. Een actueel onderwerp, het is niet voor niets dat ik er al een aantal blogposts aan heb gewijd. Helaas zie ik het bij veel organisaties misgaan. Er zijn rondom SharePoint2010 en metadata namelijk een aantal zaken die je beter niet kunt doen. In deze presentatie heb ik zes veelvoorkomende op een rijtje gezet. Met daarbij natuurlijk dan wél een goed alternatief. [Lees meer...]
Importeren van taxonomieën in SharePoint 2010
zaterdag 19 maart 2011 Door 3 reacties
In een eerder verschenen blogpost heb ik uitgelegd hoe je binnen SharePoint 2010 taxonomieën kunt maken en beheren. Een andere, wellicht ook meer eenvoudige manier, is het importeren van een taxonomie. Ook dat is mogelijk in SharePoint 2010.
Automatisch classificeren gaat niet vanzelf
vrijdag 25 februari 2011 Door Reageer
Alles was automatisch gaat, gaat vanzelf, is vaak de gedachte. En dus ook automatisch classificeren zal vanzelf gaan. Helaas is de praktijk anders.
Bij automatische classificatie worden documenten op basis van classificatieregels in gelijksoortige categorieën ingedeeld. Op basis van deze categorieën kan een gebruiker sneller en makkelijker zijn informatie terug vinden.
Content integratie en interne legal know-how
donderdag 27 januari 2011 Door Reageer
Voor iedere organisatie, zowel voor multinationals als voor MKB-bedrijven, is het cruciaal om informatie te vinden. Ongeacht de sector, moet informatie op het juiste moment, in de juiste vorm, eenvoudig toegankelijk zijn. Maar voor organisaties in de juridische sector, zoals advocatenkantoren, is die noodzaak vaak nét nog iets groter. Het missen van de juiste informatie of gebruik maken van onjuiste informatie kan juist in deze branche desastreuze gevolgen hebben.
Praatplaten in Search Patterns: Design for Discovery
vrijdag 7 januari 2011 Door Reageer
Het is alweer een jaar geleden (begin 2010) dat Search Patterns: Design for Discovery
Thesauri binnen zoekmachines
maandag 13 december 2010 Door Reageer
Thesauri worden van oudsher ingezet om informatie op een uniforme wijze te voorzien van trefwoorden. Door af te spreken welke termen als trefwoord gebruikt mogen worden en deze vast te leggen in een thesaurus of gecontroleerde trefwoordenlijst, wordt het toekennen ervan meer consistent. Het helpt daarnaast een gebruiker bij het terugzoeken van documenten. Aan de hand van de thesaurus weet hij op welke termen hij informatie terug kan vinden.
Zoeken met metadata in SharePoint 2010
dinsdag 9 november 2010 Door 1 Reactie
Het maken van een taxonomie en/of het toekennen van metadata is, ook in SharePoint 2010, geen doel op zich. Uiteindelijk wil je dat je informatie er beter of makkelijker vindbaar mee wordt. SharePoint 2010 kent twee mogelijkheden voor het navigeren aan de hand van metadata. We spreken dan van ‘metadata navigation’.
Metadata toekennen in SharePoint 2010
maandag 18 oktober 2010 Door 1 Reactie
Met het maken van alleen een taxonomie in SharePoint 2010 alleen ben je natuurlijk niet. Het maken van een taxonomie is namelijk geen doel op zich. Om gebruikers uiteindelijk terug te laten zoeken op trefwoorden en andere kenmerken, zullen beheerders deze metadata allereerst toe moeten kennen. Hoe maak je het mogelijk voor een gebruiker om die metadata toe te kennen?
Belang van woordsystemen voor zoekmachines
maandag 11 oktober 2010 Door Reageer
Afgelopen vrijdag gaf ik een presentatie voor ongeveer dertig leden van het Centraal Nederland Informatie Netwerk. Hierin legde ik het belang uit van woordsystemen –trefwoordenlijsten, taxonomieën, thesauri en ontologieën- voor zoekmachines en content management systemen. Want woordsystemen kunnen veel breder ingezet worden dan alleen voor het toekennen van trefwoorden en het terugzoeken hierop. Denk bijvoorbeeld aan het aandragen van gerelateerde zoektermen, waarmee een gebruiker zijn zoekvraag kan uitbreiden, oftewel query expansion. Veel voorbeelden passeerden de revue, van onder andere de Thesaurus Zorg en Welzijn, waaraan ik ook verbonden ben. Er was ook veel belangstelling voor automatische classificatie. Ik zou bijna zeggen: vanzelfsprekend. Want de term ‘automatische classificatie’ klinkt veelbelovend, maar helaas is het niet voor iedere organisatie en voor ieder informatiesysteem geschikt.
Wilt u meer informatie of weten wat ik voor u kan betekenen? Kijk dan bij diensten of neem contact met me op.
Taxonomieën maken en beheren in SharePoint 2010
maandag 4 oktober 2010 Door 2 reacties
In mijn introductie blogpost heb ik de SharePoint 2010 terminologie rondom taxonomieën en metadata besproken. Tijd om écht aan de slag te gaan. We beginnen bij het creëren van een taxonomie. In de Term Store Management Tool kun je taxonomieën aanmaken en beheren. Deze is beschikbaar voor degenen met rechten tot de Central Administration of Site Administration. Belangrijk is het onderscheid in Groups, Term Sets en Terms.
SharePoint 2010 en managed metadata: een introductie
dinsdag 28 september 2010 Door 1 Reactie
De laatste tijd heb ik me steeds meer verdiept in de metadata en taxonomie mogelijkheden van SharePoint 2010. Hoogste tijd om mijn bevindingen met jullie te delen. In serie van enkele blogposts zal ik beschrijven hoe metadata en gecontroleerde trefwoordenlijsten binnen SharePoint 2010 werken en hoe ze helpen informatie beter vindbaar te maken.
CNIN presentatie over “woordsystemen en enterprise search”
woensdag 15 september 2010 Door Reageer
Op vrijdag 8 oktober aanstaande zal ik een presentatie verzorgen voor het Centraal Nederland Informatie Netwerk (CNIN). Hierbij zal ik ingaan op woordsystemen als taxonomieen en thesauri en dan met name hoe zij binnen zoekmachines en content management systemen ingezet kunnen worden. Er zijn zijn namelijk meer mogelijkheden dan alleen classificeren! Aan de hand van de Thesaurus Zorg en Welzijn zal ik dit verder toelichten.
Voor meer informatie en aanmelden kijk op de website van het CNIN.
Zoeken terwijl je typt met Google Instant
vrijdag 10 september 2010 Door Reageer
Afgelopen week kondigde Google weer een nieuwe update aan: Google Instant. Met Google Instant worden zoekresultaten ververst terwijl je typt. Zonder dat je op de Enter-toets hebt gedrukt. Of de Zoeken-button hebt aangeraakt.
[Lees meer...]
Persona’s: vergeet zoekgedrag en informatiebehoeften niet
dinsdag 31 augustus 2010 Door Reageer
Expertise types. Afbeelding is afkomstig uit Search Patterns van Peter Morville en Jeffery Callender.
Persona’s zijn beschrijvingen van fictieve gebruikers van uw (toekomstig) content management of zoeksysteem. Ze zijn een uitstekend hulpmiddel om inzicht te krijgen in wat de doelgroep wil. Omdat het archetypische gebruikers zijn, komen doelgroepen op deze manier tot leven.
Een persona bevat altijd persoonlijke kenmerken, zoals leeftijd, geslacht, een foto, hobby’s en bijvoorbeeld toekomstdromen. Dit geeft de persona een menselijk karakter. Persoonlijke kenmerken hebben ook betrekking op het werk dat de persona uitvoert: functie binnen de organisatie, taken en relevante werkprocessen.
Wanneer een persona ingezet gaat worden binnen een content management of zoeksysteem, dan zijn er twee specifieke componenten die naar mijn mening zeker niet vergeten mogen worden: het zoekgedrag en informatiebehoeften.
Gratis enterprise search engines: gaat voor niets de zon op?
maandag 11 januari 2010 Door Reageer
In de wereld van enterprise search engines is een nieuwe trend waar te nemen: gratis software voor het doorzoekbaar maken van interne bedrijfsinformatie. Het gaat hierbij om het ontsluiten van informatie die opgeslagen is in content management systemen, fileshares en andere interne databases. Gratis klinkt hierbij als te mooi om waar te zijn, maar de producten zijn kwalitatief erg goed en zeker het overwegen waard.
Tagging add-ons voor SharePoint
maandag 14 december 2009 Door Reageer
Binnen SharePoint is het door middel van look-up lists mogelijk om je eigen controlled vocabularies te maken. Op deze manier kun je het toekennen van metadata aan je content standaardiseren. Nadeel hiervan is het gebrek aan hiërarchie in een lijst: alle termen uit de lijst worden alfabetisch weergegeven. Vooral wanneer deze lijsten lang(er) worden, verdwijnt het overzicht voor een gebruiker.
De facetgeslepen randjes van het zoeken
maandag 16 november 2009 Door Reageer
Facetgebaseerd zoeken, browsen of navigeren maakt het voor een gebruiker mogelijk om een omvangrijke verzameling informatie of documenten vanuit verschillende invalshoeken te benaderen. Een aansprekend voorbeeld vind ik Funda.nl. Op deze huizenzoeksite zoek je in het totale huizenaanbod in Nederland op plaats, aanwezigheid van tuin, prijs of aantal slaapkamers. Net zolang tot je je ideale huis gevonden hebt. Het grote voordeel van facetgebaseerd zoeken is dat een gebruiker de facetten kan combineren in de volgorde en mate zoals hij wil. Dat zoekt een stuk prettiger dan het eendimensionale karakter van een taxonomie of navigatiestructuur.
Facetgebaseerd zoeken en navigeren in SharePoint
maandag 12 oktober 2009 Door Reageer
Facetgebaseerd zoeken is binnen MOSS 2007 out of the box eigenlijk niet mogelijk. Je kunt zoals eerder gezegd aan de slag met metadata om je search te verbeteren, maar echt facetgebaseerd zoeken bied je je gebruikers daarmee niet aan. Welke mogelijkheden zijn er dan?
De grootste misverstanden rondom SharePoint search
maandag 21 september 2009 Door Reageer
Gebruikers vinden dat SharePoint search soms rare, verkeerde of onverwachte resultaten oplevert. De search is inderdaad niet perfect, maar sommige klachten zijn te verklaren. Daarmee zijn ze niet minder frustrerend of storend, maar in ieder geval begrijpelijk en soms zelfs te verhelpen.
Wat is wat in Microsoft Search?
donderdag 20 augustus 2009 Door Reageer
Microsoft biedt met SharePoint search verschillende producten om informatie binnen een organisatie gemakkelijk en snel doorzoekbaar te maken. Ieder product heeft echter zijn eigen karakter.
SharePoint 2010, een sneak peek
donderdag 23 juli 2009 Door Reageer
Afgelopen week heeft Microsoft de eerste details bekend gemaakt over SharePoint 2010, de opvolger van SharePoint 2007. Microsoft had de nieuwe naam al eerder bekend gemaakt, en licht nu door middel van enkele filmpjes op zijn website een klein tipje van de sluier op. Wat kunnen we in SharePoint 2010 volgens Microsoft onder andere gaan verwachten?
Verbeter je search in SharePoint door middel van metadata
vrijdag 17 juli 2009 Door Reageer
In een eerder artikel gaf ik een aantal handvatten voor het verbeteren van het huwelijk tussen metadata en SharePoint. Mijn opmerking over het feit dat metadata zeer goed ingezet kunnen worden bij het indexeren en optimaliseren van search wil ik graag verder toelichten.
Vine: Twitter in crisissituaties
donderdag 7 mei 2009 Door Reageer
In het oerwoud van social networking sites, zoals Twitter, Facebook, Hyves en vele anderen liet ook Microsoft vorige week van zich horen en lanceerde een betaversie van een nieuw product, genaamd Microsoft Vine
Folksonomy of Taxonomy? Waarom niet allebei?
donderdag 23 april 2009 Door Reageer
Web 2.0 kent vele aspecten en toepassingen, waaronder wiki’s, weblogs en social network sites. Ook het taggen van foto’s, websites en andere content is een dimensie van Web 2.0. Gebruikers van het internet kennen vrije labels toe aan content, het zogenaamde tagging. Hierdoor ontstaat een vocabulaire die andere internetgebruikers helpt bij het terugvinden van informatie. Het taggen, oftewel het toekennen van trefwoorden is niet nieuw, en wordt al vele eeuwen door bijvoorbeeld bibliothecarissen of een andere groep van experts gedaan. Wat wel nieuw is, is dat iedereen nu kan taggen. Wanneer de verschillende toegekende tags verzameld en toegankelijk worden voor andere gebruikers, vormen ze samen een folksonomy. Folksonomy is een combinatie van de woorden folk en taxonomy en betekent letterlijk “mensen classificatie management”.
Het gebruik van metadata binnen SharePoint
dinsdag 21 april 2009 Door Reageer
Het huwelijk tussen metadata en Sharepoint is geen gelukkig huwelijk. Dit soort opmerkingen hoor ik vaak bij klanten en leveranciers. Vaak zijn add-ons nodig om het geheel goed in te richten. Maar is dat wel zo? Er zijn wel degelijk mogelijkheden om binnen een standaard Sharepoint inrichting (MOSS2007) met metadata te werken. Deze blog post geeft een aantal handvatten daartoe.