In een eerder verschenen blogpost heb ik uitgelegd hoe je binnen SharePoint 2010 taxonomieën kunt maken en beheren. Een andere, wellicht ook meer eenvoudige manier, is het importeren van een taxonomie. Ook dat is mogelijk in SharePoint 2010.
De ”Import Term Set” optie is terug te vinden in Taxonomy Term Store. Het te importeren UTF-8 CSV bestand, de zogenaamde managed metadata import file, moet als volgt opgebouwd zijn:
- Term Set Name – Een unieke naam voor de taxonomie
- Term Set Description – Een korte omschrijving van de taxonomie
- LCID – Correspondeert met de taal van een term
- Available for Tagging – Hierin geef je door middel van TRUE of FALSE aan of de term ook gebruikt mag worden om te taggen. Wanneer je dit veld blanco laat, is de standaardwaarde TRUE. FALSE gebruik je bijvoorbeeld voor termen die meer als groepsnaam dienen, bijvoorbeeld “Plaatsnaam”. In tegenstelling tot termen als ”Amsterdam” of “Amersfoort” die ook daadwerkelijk voor toekenning gebruikt kunnen worden.
- Term Description – Een omschrijving van de term die verschijnt als Hoover Tooltip bij het toekennen van trefwoorden
- Term Hierarchy – Hierin vertegenwoordigt de verschillende termen die samen de taxonomie vormen, onderverdeeld naar zeven niveaus. De meest algemene term staat op niveau 1, de meeste specifieke op niveau 7.
Omdat het te importeren bestand aan bovenstaand format moet voldoen, hebben we te maken met twee belangrijke beperkingen:
- De te importeren taxonomie mag maximaal zeven niveaus diep gaan. Dat hoeft niet voor iedere organisaties een probleem te zijn. Algemene regel in de taxonomiebouw is namelijk dat gebruiksvriendelijke taxonomieën maximaal zeven niveaus diep zijn.
- Standaard is het niet mogelijk om synoniemen te importeren. Een beetje handige implementatiepartner zal er echter geen moeite mee hebben om wat aanpassingen te maken in de API (Application Programming Interface) om dit toch mogelijk te maken.
Importeren van een taxonomie is, ondanks de hierboven beschreven beperkingen, een te overwegen optie voor organisaties die over een taxonomie beschikken. Voor organisaties die niet vanaf nul een taxonomie willen opbouwen, biedt Invenier een basistaxonomie voor SharePoint 2010 aan. Deze Nederlandstalige taxonomie bestaat uit veelvoorkomende bedrijfstermen, die eenvoudig geïmporteerd kan worden binnen de eigen SharePoint omgeving. Deze taxonomie is vervolgens naar eigen inzicht verder uit te bouwen en aan te vullen met organisatiespecifieke termen. Geïnteresseerd? Neem contact op voor meer informatie.
[...] Importeren van taxonomieën in SharePoint 2010 [...]