Met het maken van alleen een taxonomie in SharePoint 2010 alleen ben je natuurlijk niet. Het maken van een taxonomie is namelijk geen doel op zich. Om gebruikers uiteindelijk terug te laten zoeken op trefwoorden en andere kenmerken, zullen beheerders deze metadata allereerst toe moeten kennen. Hoe maak je het mogelijk voor een gebruiker om die metadata toe te kennen?
Voor het gecontroleerd laten toekennen van metadata door gebruikers, dus met een zekere mate van controle, maken we gebruiken van de aangemaakte Term Sets. Zie de eerdere blogpost over hoe je deze aanmaakt in de Term Store Management Tool. Door een kolom aan te maken van het type Managed Metadata en te koppelen aan een Term Set kunnen gebruikers makkelijk browsen naar beschikbare termen die aan een document toegekend kunnen worden.
Bij het toekennen van metadata aan de hand Term Sets biedt SharePoint 2010 een auto-suggest functionaliteit. Terwijl een gebruiker tikt, worden suggesties voor termen uit de taxonomie gehaald. Op deze manier wordt een gebruiker geholpen bij het toekennen. De suggesties worden getoond met eventuele synoniemen van die term en de hiërarchische structuur van die term.
Wanneer je met de muis over een term gaat, verschijnt de Hoover Tooltip en worden naast de synoniemen en de bredere termen, ook een eventuele omschrijving van die term getoond. Dat kan een aanwijzing hoe deze term te gebruike zijn. Een administrator kan dit naar eigen inzicht ook invullen met bijvoorbeeld een definitie van die term.
Het toekennen van gecontroleerde metadata kan door middel van een platte, alfabetische lijst, zoals hiernaast getoond. Het is ook mogelijk de taxonomie hiërarchisch weer te geven. Nadeel van deze hiërarchische weergave is dat deze boom niet doorzoekbaar is; door boom moet opengeklapt worden om de structuur te zien. Vooral bij grote en complexe taxonomieën is dit niet gebruiksvriendelijk.
Maar wat wanneer een gebruiker een term wil toevoegen die niet in de taxonomie voorkomt? De gebruiker heeft dan de mogelijkheid om de beheerder (de Term Set Manager) van feedback te voorzien door middel van de Send Feedback optie. Een beheerder kan vervolgens besluiten wat hij met deze feedback gaat dan en eventueel de term toevoegen.
Wil je gebruikers nog meer vrijheid geven in het toekennen van metadata door ook vrije trefwoorden toe te laten kennen, maak dan een Managed Keywords kolom aan. Hierin hebben gebruikers de mogelijkheid om zelf nieuwe trefwoorden toe te voegen, zoals hiernaast te zien is. Deze trefwoorden worden vervolgens opgeslagen in de Keyword Terms Set. Een andere gebruiker ziet vervolgens deze term in zijn suggestielijst, samen met andere vrije trefwoorden en de termen uit de taxonomie.
Benieuwd hoe Invenier u kan helpen bij uw SharePoint traject? Kijk daarvoor bij diensten.
[...] Metadata toekennen in SharePoint 2010 [...]