Search in SharePoint 2010: verfijningsopties zijn nog geen facetten

De zoekfunctie in SharePoint 2010 is in vergelijking met de zoekfunctie in SharePoint 2007 op een flink aantal punten verbeterd. Eén verbetering die ongetwijfeld meteen opvalt, is het refinement panel; of in ‘goed’ Nederlands het verfijningsdeelvenster genoemd. Dit refinement panel wordt aan de linkerzijde van het resultatenscherm getoond. Het biedt gebruikers de mogelijkheid hun zoekresultaten te verfijnen op bijvoorbeeld auteur of bestandsformaat. Een erg fijn principe dat lijkt op facetgebaseerd zoeken, waaraan ik al eerder deze blogpost wijdde. Maar helaas kan ik het SharePoint verfijningsdeelvenster geen faceted search noemen. Out-of-the-box werkt het niet zoals we dat kennen van een facetnavigatie als bijvoorbeeld funda.nl. 

In het refinement panel worden standaard type resultaat (result type), site, auteur en gewijzigd op (modified date) aangeboden als verfijningsopties. Daarnaast worden trefwoorden (managed metadata) en vrije trefwoorden (ondernemingstrefwoorden) getoond wanneer die er zijn. En in dat ‘wanneer die er zijn’ zit ‘m wat mij betreft de crux van het refinement panel. Wat voor een gebruiker namelijk heel verwarrend is, is dat de ene keer wel ‘auteur’ als verfijningsoptie wordt aangeboden en de andere keer niet. Of de optie om te verfijnen op Excel-documenten wordt niet getoond, terwijl die wel in de resultatenlijst voorkomen. Verwarrend, maar wel verklaarbaar.

De aangeboden verfijningopties worden (standaard) gebaseerd worden op de eerste 50 resultaten van de resultatenlijst. Dit kan betekenen dat wanneer resultaten 1 tot en met 50 Word-documenten zijn en resultaat 51 is een Excel-bestand, er op de eerste pagina van de resultatenlijst geen optie is om te verfijnen op Excel-bestanden. Terwijl er dus wel Excel-files in de resultatenlijst zijn. Die optie verschijnt echter pas wanneer ik op pagina twee van de resultatenlijst zit. Deze zogenaamde ‘Accuracy Index’ of ‘Nauwkeurigheid van index’  die standaard dus op 50 staat, is wel aan te passen, tot maximaal 500. Dit kan echter weer een nadelig effect op de performance hebben.

Wanneer we de XML-file bekijken die voor een groot gedeelte bepaalt wat het refinement panel toont, zien we onder andere de ‘MetadataThreshold’ bij iedere verfijningscategorie. Deze staat voor type resultaat bijvoorbeeld standaard op 5. Dit houdt in dat er minimaal 5 Word-documenten gevonden moeten zijn, voordat de optie ‘Word’ getoond wordt. Deze MetadataThreshold is te verlagen en dat zou ik dan ook zeker aanraden. Houd wel goed in de gaten dat het refinement panel niet te vol wordt. De genoemde XML-file biedt trouwens nog een hoop andere krachtige mogelijkheden tot het aanpassen van je verfijningsdeelvenster. Het toevoegen van eigen verfijningscategorieën, of het weergeven van aantal gevonden items per categorie, om een paar te noemen.

Het refinement panel van SharePoint 2010 kan een waardevolle toevoeging aan je SharePoint search zijn, omdat het de mogelijkheid biedt om zoekresultaten te verfijnen. Het werkt echter anders dan de faceted search die de meeste gebruikers kennen van e-commerce sites. Of en waarom verfijningsopties wel of niet getoond worden, is voor een eindgebruiker onvoldoende inzichtelijk. Het is dan ook noodzakelijk om gebruikers goed te instrueren en/of het verfijningsdeelvenster aan te (laten) passen. Anders zal het refinement panel meer verwarring dan inzichtelijkheid op gaan leveren.

Inzicht krijgen in hoe SharePoint 2010 search voor uw organisatie kan werken? Neem contact met me op, ik licht dit graag toe in een persoonlijk gesprek.

Reacties

  1. Hi Joyce,
    Wat zijn de 5 beste argumenten om gebruik te gaan maken van metadering? Mensen vragen mij steeds “waarom moet ik al die gegevens (metdatavelden) invoeren”? Hoe overtuig ik hen het beste?
    Dank voor je moeite.
    Kees Barlagen, Functioneel Beheer Noorderpoort te Groningen

  2. Joyce van Aalten zegt:

    Dag Kees,
    Dank voor je reactie en boeiende vraag. Eentje die ik zelf regelmatig moet beantwoorden, dus ik heb er een aparte blogpost over geschreven, zie http://www.invenier.nl/blog/tag-je-informatie-waarom-metadata-zo-zinvol-is
    Hartelijke groet,
    Joyce

Laat wat van je horen

*