De laatste tijd heb ik me steeds meer verdiept in de metadata en taxonomie mogelijkheden van SharePoint 2010. Hoogste tijd om mijn bevindingen met jullie te delen. In serie van enkele blogposts zal ik beschrijven hoe metadata en gecontroleerde trefwoordenlijsten binnen SharePoint 2010 werken en hoe ze helpen informatie beter vindbaar te maken.
Microsoft heeft zich de kritiek over de gebrekkige metadatafunctionaliteiten van SharePoint 2007 en eerdere versies aangetrokken. Ten opzichte van MOSS2007 kent SharePoint 2010 een aantal verbeteringen voor het beheren en toepassen van taxonomieën en trefwoorden. Zo is het nu wél mogelijk om relaties tussen termen onderling te leggen. Maar ook SharePoint 2010 kent zijn beperkingen. Verwacht dus bijvoorbeeld geen enterprise taxonomy management tool .
Wie voor het eerst aan de slag gaat met de SharePoint 2010 platform voor taxonomie en metadata, zal merken dat Microsoft een “eigen” terminologie geïntroduceerd heeft. Omdat die nogal verwarrend kan werken, is het goed om te weten welke dit is en wat er onder verstaan wordt.
Microsoft maakt onderscheid in terms en keywords.
- Terms zijn vooraf gedefinieerd en hiërarchisch vastgelegd. Oftewel: taxonomieën en gecontroleerde trefwoordenlijsten. Terms zijn onderdeel van een term set. Meerdere term sets vormen samen een group. Het geheel wordt beheerd via de Managed Metadata Service en wordt daarom ook nog wel eens managed metadata genoemd. Via de managed metadata column (een nieuwe column type binnen SharePoint 2010) kun je aangeven uit welke term set de waarden voor deze column gehaald moeten worden.
- Keywords zijn ongecontroleerd, vrij in te vullen door een gebruiker en niet hiërarchisch. Vergelijkbaar met folksonomieën en vrije trefwoordenlijsten. Keywords worden vastgelegd in de keyword set.
- Terms en keywords worden samen vastgelegd in de Term store.
Benieuwd hoe Invenier u kan helpen bij uw SharePoint traject? Kijk daarvoor bij diensten.
[...] SharePoint 2010 en managed metadata: een introductie [...]