Taxonomieën maken en beheren in SharePoint 2010

In mijn introductie blogpost heb ik de SharePoint 2010 terminologie rondom taxonomieën en metadata besproken. Tijd om écht aan de slag te gaan. We beginnen bij het creëren van een taxonomie. In de Term Store Management Tool  kun je taxonomieën aanmaken en beheren. Deze is beschikbaar voor degenen met rechten tot de Central Administration of Site Administration.  Belangrijk is het onderscheid in Groups, Term Sets en Terms.

Damesmode: groups

• Wordt aangemaakt bij het creëren van de managed metadata service.
• Met name bedoeld om grenzen in rechten te stellen. Mensen van de ene group hebben geen rechten voor de andere. Tenzij deze personen weer andere rechten krijgen in een term set.
• Er kunnen meerdere groups voorkomen, een group kan maximaal 1.000 term sets bevatten.
• Stel je een online warenhuis voor, bestaande uit verschillende subsites, waaronder damesmode. Damesmode zou dan een group kunnen zijn.

Soort kleding: term sets

• Term sets zijn onderdeel van een group en bevatten terms.
• Een term tet kan maximaal 30.000 terms bevatten.
• Term sets  worden later gekoppeld aan de columns, maar kunnen bij het toekennen niet als waarde in een column geselecteerd worden.
• De naam van de term set wordt als top term in de hiërarchie van een term getoond.
• Term sets kunnen aangemaakt, gewijzigd of verwijderd worden, maar niet verplaatst of gekopieerd.      
• In het voorbeeld van de webwinkel zijn mogelijke voorbeelden van term sets: merk, maat of kledingsoort.

Broeken en jeans: terms

• De woorden of woordcombinaties die uiteindelijk toegekend kunnen worden aan documenten.
• Terms kunnen hiërarchisch opgebouwd worden, met een maximum van zeven lagen diep.
• Terms kunnen voorzien worden van synoniemen. De synoniemen van een term kunnen wel gevonden, maar niet toegekend worden. In dat opzicht wordt er dus onderscheid gemaakt tussen voorkeurs- en niet-voorkeurstermen.
• Terms kunnen een description bevatten, die de gebruiker kan helpen bij het toekennen.
• Termen kun je kopiëren, verplaatsen en hergebruiken.
• Een term kan meerdere bredere termen bevatten, door gebruik te maken van reuse in plaats van copy. Polyhiërarchie is hiermee  in theorie mogelijk, maar sterk af te raden. Er is namelijk geen controle op consistentie tussen de termen.
• In het voorbeeld van de webwinkel kan term set kledingsoort de volgende term bevatten: broeken-jeans- bootcut.

Maak niet de startersfout om termen (of een structuur van termen) als term set op te nemen. Term sets kun je namelijk niet verplaatsen. Wellicht dat je de gehele hiërarchische structuur opnieuw moet gaan invoeren. Denk daarom goed vooruit en denk in de kolommen die je later gaat aanmaken. De toekomstige labels van je kolommen zijn de term sets, de waarden die toegevoegd moeten kunnen worden zijn terms.

Benieuwd hoe Invenier u kan helpen bij uw SharePoint traject? Kijk daarvoor bij diensten.

Delen/Bookmark