Metadata vertelt waar een document over gaat
Een document zonder metadata is als een boek met een lege kaft: je moet het lezen voordat je weet waar het over gaat. Een titel geeft soms al wat van de inhoud prijs. Met een paar inhoudelijke trefwoorden krijg je een nog beter beeld waar het document over gaat. Op basis van metadata kun je, zonder het document te kennen, bepalen of het voor jou interessant genoeg is om te openen.

Zonder metadata geen facetnavigatie of verfijningsfilters
Facet zoeken en SharePoint2010 functionaliteiten als het verfijningspaneel en navigatiefilters zouden er niet zijn zonder metadata. De mogelijkheid om informatie te verfijnen of filteren op bijvoorbeeld auteur, jaartal, onderwerp of naam van een project is alleen mogelijk als deze als metadata zijn toegekend. Want stel je funda.nl maar eens voor zonder metadata als prijs van de woning, locatie et cetera.

Zoekresultaten worden relevanter en zoekmachines intelligenter
Voor het bepalen van de relevantie van zoekresultaten -welk document wordt als eerste getoond-  maken zoekmachine gebruik van intelligente algoritmen. Hoe vaak een woord voorkomt, op welke plek in een document en ten opzichte van andere woorden spelen daarbij een rol.  Op die manier probeert een zoekmachine zo goed mogelijk te bepalen waar een document over gaat. Er is echter maar één manier waarop een zoekmachine dat het beste kan: als we het hem vertellen. Door metadata toe te kennen en deze door de zoekmachine te laten indexeren, kunnen zoekmachines beter bepalen waar we als gebruiker naar op zoek zijn. En dit zien we terug in de zoekresultaten.

Metadateren kost niet meer tijd dan een mappenstructuur gebruiken
Gebruikers zijn het normaal gaan vinden om door een 10-lagen diepe mappenstructuur te klikken om te bepalen waar een document geplaatst moet worden. Een handeling die behoorlijk wat tijd in beslag kan nemen, want ‘waar zat die ene map ook alweer?’. Het toekennen van metadata kost zeker niet meer tijd. Daarnaast: met het plaatsen van een document in een map kennen gebruikers in feite ook al metadata toe.

Geen concessies meer in welke map iets hoort
Een mappenstructuur is eendimensionaal: je moet kiezen: plaats je het document bij een onderwerp of bij de naam van klant? Vraag is waar het document op terug wil gaan zoeken in de toekomst. De ene keer zal dat op onderwerp zijn, de andere keer op klantnaam. Wanneer je gebruik maakt van metadata, kun je zowel onderwerp als klantnaam toekennen aan het document. En is het dus op beide vindbaar.

Dit zijn een aantal duidelijke argumenten waarom metadata zinvol is om informatie beter vindbaar te maken. Maar met alleen argumenten krijg je gebruikers niet ‘om’. Kijk daarom wat automatisch gemetadateerd kan worden en laat zien wat metadata oplevert (in bijvoorbeeld een facetnagivatie). Maak metadata vooral ook zo gemakkelijk mogelijk: niet te veel velden in laten vullen en door middel van bijvoorbeeld autocomplete suggesties geven. Want bedenk: de kwaliteit van je metadata wordt bepaald door de gebruikers.

Ik ben benieuwd hoe jullie over metadata en het belang ervan denken! Hebben jullie gebruikers weten te overtuigen of besloten ‘niet aan metadata doen’? Laat het me weten!

Delen/Bookmark

In het refinement panel worden standaard type resultaat (result type), site, auteur en gewijzigd op (modified date) aangeboden als verfijningsopties. Daarnaast worden trefwoorden (managed metadata) en vrije trefwoorden (ondernemingstrefwoorden) getoond wanneer die er zijn. En in dat ‘wanneer die er zijn’ zit ‘m wat mij betreft de crux van het refinement panel. Wat voor een gebruiker namelijk heel verwarrend is, is dat de ene keer wel ‘auteur’ als verfijningsoptie wordt aangeboden en de andere keer niet. Of de optie om te verfijnen op Excel-documenten wordt niet getoond, terwijl die wel in de resultatenlijst voorkomen. Verwarrend, maar wel verklaarbaar.

De aangeboden verfijningopties worden (standaard) gebaseerd worden op de eerste 50 resultaten van de resultatenlijst. Dit kan betekenen dat wanneer resultaten 1 tot en met 50 Word-documenten zijn en resultaat 51 is een Excel-bestand, er op de eerste pagina van de resultatenlijst geen optie is om te verfijnen op Excel-bestanden. Terwijl er dus wel Excel-files in de resultatenlijst zijn. Die optie verschijnt echter pas wanneer ik op pagina twee van de resultatenlijst zit. Deze zogenaamde ‘Accuracy Index’ of ‘Nauwkeurigheid van index’  die standaard dus op 50 staat, is wel aan te passen, tot maximaal 500. Dit kan echter weer een nadelig effect op de performance hebben.

Wanneer we de XML-file bekijken die voor een groot gedeelte bepaalt wat het refinement panel toont, zien we onder andere de ‘MetadataThreshold’ bij iedere verfijningscategorie. Deze staat voor type resultaat bijvoorbeeld standaard op 5. Dit houdt in dat er minimaal 5 Word-documenten gevonden moeten zijn, voordat de optie ‘Word’ getoond wordt. Deze MetadataThreshold is te verlagen en dat zou ik dan ook zeker aanraden. Houd wel goed in de gaten dat het refinement panel niet te vol wordt. De genoemde XML-file biedt trouwens nog een hoop andere krachtige mogelijkheden tot het aanpassen van je verfijningsdeelvenster. Het toevoegen van eigen verfijningscategorieën, of het weergeven van aantal gevonden items per categorie, om een paar te noemen.

Het refinement panel van SharePoint 2010 kan een waardevolle toevoeging aan je SharePoint search zijn, omdat het de mogelijkheid biedt om zoekresultaten te verfijnen. Het werkt echter anders dan de faceted search die de meeste gebruikers kennen van e-commerce sites. Of en waarom verfijningsopties wel of niet getoond worden, is voor een eindgebruiker onvoldoende inzichtelijk. Het is dan ook noodzakelijk om gebruikers goed te instrueren en/of het verfijningsdeelvenster aan te (laten) passen. Anders zal het refinement panel meer verwarring dan inzichtelijkheid op gaan leveren.

Inzicht krijgen in hoe SharePoint 2010 search voor uw organisatie kan werken? Neem contact met me op, ik licht dit graag toe in een persoonlijk gesprek.

Delen/Bookmark

De eerste dag van mijn vakantie heb ik me echter vooral afgevraagd waar het mis was gegaan: hoe kon de wisdom of the crowd ons zo in de steek hebben gelaten? Ik zat in een hotel dat lovende kritieken had op een vakantiebeoordelingssite. Maar dat hotel viel mij zittend op het balkon vies tegen. In plaats van in een oase van rust was ik in een mierenhoop met luide muziek terecht gekomen. En daar was ik nou net níet naar op zoek. Het principe ‘wat anderen leuk vinden, vind ik ook leuk’ gaat dus niet altijd op. Ik wist dan ook niet hoe snel ik gebruik moest maken van het aanbod te verhuizen naar een zojuist geopend, niet volgeboekt, ruim opgezet hotel. Het scheelde dat het koffer nog niet was uitgepakt. Ik kwam daarop terecht in het hotel dat me een paar maanden eerder was aangeraden door een goede vriendin. Wiens advies ik in de wind had geslagen.

Wanneer we op zoek zijn naar informatie, vertrouwen we vaak op wat ‘iedereen vindt’. Terwijl de mening van vrienden, degene die weten waar we naar op zoek zijn, veel waardevoller kan zijn. Net zoals personen met dezelfde informatiebehoeften, die ons op weg kunnen helpen bij het vinden van informatie. Ik weet in ieder geval bij wie ik langs ga wanneer ik weer een vakantie ga uitzoeken.

Delen/Bookmark

Op donderdag 23 juni vond in het Kurhaus in Scheveningen het jaarlijkse KBenP zomerevent plaats. Voor mij de eerste keer dat ik daarbij aanwezig was en ik mocht meteen een presentatie geven op het Open Huis van GO opleidingen. Sinds juni van dit jaar verzorg ik namelijk voor GO opleidingen twee trainingen over SharePoint, specifiek gericht op informatieprofessionals. De zaal zat (en stond!) goed vol, een mooie opkomst. De kern van mijn verhaal: er is een mooie rol voor informatieprofessionals in een SharePoint traject, maar die rol moet wel genomen (kunnen) worden.

Informatieprofessionals zijn namelijk dé experts als het gaat om het terugvindbaar maken van informatie. Een niet geheel onbelangrijk onderdeel van SharePoint. Als documenten niet goed opgeslagen zullen worden, zullen ze namelijk niet teruggevonden kunnen worden. Met SharePoint2010 heeft de informatieprofessional de Term store management tool tot zijn beschikking, waarin hij zowel taxonomieën als ongecontroleerde trefwoorden kan aanmaken en beheren. In mijn presentatie heb ik de SharePoint term store laten zien en toegelicht welke mogelijkheden die biedt. En uiteraard wat de eindgebruikers hiervan gaat zien en welk voordeel het hem biedt.  De zaal was erg geïnteresseerd verreweg de meeste vragen gingen hier dan ook over de SharePoint term store.

Delen/Bookmark

Er zijn met SharePoint vergelijkbare producten op de markt, al dan niet open source, die je als organisatie kunt overwegen. Deze komen in een volgende blogpost aan de orde. Maar er zijn ook alternatieven te bedenken, zonder het direct in de tools en producten te zoeken. Zeker als je als (middelgrote) organisatie bijvoorbeeld worstelt met een onoverzichtelijke netwerkschijf of een doolhof van documenten, is het implementeren van een document management systeem, een enterprise search engine of collaboration tool niet direct de eerste stap.

ROT eruit
Een klus die vrijwel niemand met veel plezier zal uitvoeren, maar die zeker wel noodzakelijk is en waar je als organisatie veel profijt van zult hebben: informatie opruimen. Bepaal welke documenten vallen in de categorie ROT (redundant, outdated, trivial oftewel: dubbel, verouderd of onbelangrijk) en verwijder deze of plaats deze naar een archief. Het is het beste om dat in overleg met de eigenaar van de documenten te doen. Het opschonen van documenten kan een flinke klus zijn, dus zorg voor een aanjager binnen de organisatie.

Centraliseer
Als de ROT documenten verwijderd zijn, is het van belang dat deze documenten voor iedereen beschikbaar worden. Maar bedenk ook eens hoeveel waardevolle informatie er niet beschikbaar is, omdat deze opgeborgen zit in de persoonlijke schijven of archieven van medewerkers? Dat is snel meer dan je denkt. Breng in kaart welke documenten die kunnen zijn en leg de nieuwe manier van met documenten omgaan vast in werkprocessen.

Organiseer document processen
In werkprocessen rondom documenten leg je vast over wie, welke documenten, waar en wanneer opslaat.  Zorg hierbij voor duidelijke documenttitels en maak afspraken over versiebeheer. Ook afspraken rondom het beheer van documenten moeten vastgelegd worden: wanneer worden documenten vernietigd of gearchiveerd?

Nieuwe structuur netwerkschijf
Bij het herstructureren van de netwerkschijf is het van belang om in gedachten te houden dat deze (met het implementeren van een enterprise search tool, een document management systeem of een collaboration tool) niet in deze vorm zal blijven bestaan. Maar, wanneer de structuur van de netwerkschijf weer helemaal op orde is, kan deze als basis of ter inspiratie dienen voor een nieuwe navigatiestructuur en/of metadatamodel.

Effectief documentbeheer kan dus zonder een tool, maar het vergt wél meer discipline van je organisatie. En de ene organisatie leent zich daarvoor beter dan de ander. Zijn bovenstaande activiteiten verspilde moeite geweest wanneer je als organisatie toch besluit om SharePoint, of een alternatieve enterprise search tool, een document management systeem of een collaboration tool te implementeren? Zeker niet. Ze zullen namelijk sowieso moeten gebeuren om je nieuwe systeem tot een succes te maken. Daarnaast heb je meteen de basis gelegd voor een goede contentmigratie, beschikbaarheid van relevante documenten, heldere document management processen en een navigatiestructuur en/of metadatamodel.

Delen/Bookmark

Zorg dat je goed vooraf bedenkt wanneer de pilot geslaagd (of niet) genoemd mag worden. Ik zie dat dat in de praktijk nog wel eens vergeten wordt, of, nog erger, men dénkt dat men hetzelfde denkt. Zo kan het gebeuren dat een IT-afdeling zegt: pilot geslaagd, want installatie is gelukt; terwijl een kennismanager denkt: niet geslaagd, want de zoekresultaten zijn belabberd. Dus een (beknopt) testplan met eisen aan zoekresultaten (recall, precision), zoek- en verfijnmogelijkheden, te doorzoeken bronnen, presentatie van resultaten, gebruiksvriendelijkheid etc. is écht noodzakelijk.

Let ook op de zoekresultaten die verschillende gebruikers (afhankelijk van hun rechten) te zien moeten/zullen krijgen. Je wilt immers niet dat een gebruiker documenten kan zien waartoe hij geen toegang heeft. Bedenk dat ook een titel in een resultatenscherm kan soms al te veel zeggen (denk aan “ontslagbrief Jan de Vries”).

Wanneer de zoekmachine de pilot een gedeelte van de documenten doorzoekbaar gaat maken, zorg er dan ook voor dat er genoeg diversiteit in de documenten zit. Daarmee bedoel ik bijvoorbeeld verschil in bestandsformaten, bronnen, talen en lengte van documenten.

Overigens is de kans zeer groot dat je gedurende een pilot gaat zien dat je er met installatie van een zoekmachine alleen niet klaar bent. Dikwijls is het nodig voor daadwerkelijke implementatie documenten op te schonen en eventueel van metadata te voorzien. Immers, voordat je gaat verhuizen ruim je toch ook eerst je zolder op?

Een enterprise search pilot is dus niet zomaar uitproberen en spelen met een enterprise search product. Het is een prima manier om gevoel te krijgen bij een product. Maar wanneer je geen duidelijk doel met de pilot hebt, zal die noch slagen, noch mislukken.

Weten hoe een enterprise search pilot binnen uw organisatie kans van slagen krijgt? Neem contact met me op, ik licht dit graag toe in een persoonlijk gesprek.

Delen/Bookmark

Het originele artikel, zoals verschenen in magazine TIEM is hier gratis te downloaden.
Benieuwd hoe Invenier u kan ondersteunen bij het toepassen van enterprise social search binnen uw organisatie? Meer informatie onder diensten of neem contact met mij op.

Delen/Bookmark

Ik zie een belangrijke rol weggelegd voor informatieprofessionals binnen SharePoint-trajecten, omdat zij dé metadata-experts bij uitstek zijn. Die rol, als informatie-architect of metadatabeheerder, moeten zij natuurlijk wél nemen.  Alleen op die manier kan voorkomen worden dat de implementatie van SharePoint2010 een project van alleen de IT-afdeling wordt.

Met grote dank aan één van de aanwezigen die mijn presentatie en die van mijn collega-spreker in blogposts vastlegde. Een verslag van de bijeenkomst is ook terug te vinden op de website van het ZIN.

Delen/Bookmark

De ”Import Term Set” optie is terug te vinden in Taxonomy Term Store. Het te importeren UTF-8 CSV bestand,  de zogenaamde managed metadata import file, moet als volgt opgebouwd zijn:

• Term Set Name – Een unieke naam voor de taxonomie
• Term Set Description – Een korte omschrijving van de taxonomie
• LCID – Correspondeert met de taal van een term
• Available for Tagging – Hierin geef je door middel van TRUE of FALSE aan of de term ook gebruikt mag worden om te taggen. Wanneer je dit veld blanco laat, is de standaardwaarde TRUE. FALSE gebruik je bijvoorbeeld voor termen die meer als groepsnaam dienen, bijvoorbeeld “Plaatsnaam”. In tegenstelling tot termen als ”Amsterdam” of “Amersfoort” die ook daadwerkelijk voor toekenning gebruikt kunnen worden.
• Term Description – Een omschrijving van de term die verschijnt als Hoover Tooltip bij het toekennen van trefwoorden
• Term Hierarchy – Hierin vertegenwoordigt de verschillende termen die samen de taxonomie vormen, onderverdeeld naar zeven niveaus. De meest algemene term staat op niveau 1, de meeste specifieke op niveau 7.

Omdat het te  importeren bestand aan bovenstaand format moet voldoen, hebben we te maken met twee belangrijke beperkingen:

• De te importeren taxonomie mag maximaal zeven niveaus diep gaan.  Dat hoeft niet voor iedere organisaties een probleem te zijn. Algemene regel in de taxonomiebouw is namelijk dat gebruiksvriendelijke taxonomieën maximaal zeven niveaus diep zijn.
• Standaard is het niet mogelijk om synoniemen te importeren. Een beetje handige implementatiepartner zal er echter geen moeite mee hebben om wat aanpassingen te  maken in de API (Application Programming Interface) om dit toch mogelijk te maken.

Importeren van een taxonomie is, ondanks de hierboven beschreven beperkingen, een te overwegen optie voor organisaties die over een taxonomie beschikken. Voor organisaties die niet vanaf nul een taxonomie willen opbouwen, biedt Invenier een basistaxonomie voor SharePoint 2010 aan. Deze Nederlandstalige taxonomie bestaat uit veelvoorkomende bedrijfstermen, die eenvoudig geïmporteerd kan worden binnen de eigen SharePoint omgeving. Deze taxonomie is vervolgens naar eigen inzicht verder uit te bouwen en aan te vullen met organisatiespecifieke termen. Geïnteresseerd? Neem contact op voor meer informatie.

Delen/Bookmark

Bij automatische classificatie worden documenten op basis van classificatieregels in gelijksoortige categorieën ingedeeld. Op basis van deze categorieën kan een gebruiker sneller en makkelijker zijn informatie terug vinden.

Automatische classificatie is een onderwerp waar ik een heel artikel aan zou kunnen wijden. En dat heb ik dan ook gedaan. Mijn aanvulling op het Handboek Informatiewetenschap voor bibliotheek en archief (uitgegeven door Kluwer) over automatisch classificeren is te vinden op de pagina publicaties.

Delen/Bookmark