SharePoint: Lego voor organisaties
De zoekfunctionaliteit van SharePoint 2013 Preview biedt een aantal mooie, nieuwe functionaliteiten. Functionaliteiten die in SharePoint 2010 niet, of alleen met FAST search, te realiseren waren. Maar met SharePoint 2013 zijn de FAST functionaliteiten in de standaard zoekfunctionaliteit geïntegreerd en voor iedereen beschikbaar. De verbeteringen zitten zowel aan de “voorkant”, dus zichtbaar voor de eindgebruikers, als aan de “achterkant”, het gedeelte waarin de administrators aan de knoppen zitten. Laat ik de meest opvallende met jullie delen.
Preview van documenten
Eén van de klachten die ik het meeste hoorde bij klanten en cursisten was het feit dat een gebruiker vanuit de zoekresultaten een document moest openen om het daadwerkelijk te bekijken. SharePoint 2013 biedt een “preview” functionaliteit, waarmee je Word en PowerPoint documenten kunt bekijken, zonder ze direct te hoeven openen. Voor deze documenten kun je ook snel extra informatie zien, zoals hoe vaak het bekeken is, in welke periode dat was en wanneer het voor het laatst bewerkt is. Bovendien kun je direct acties (bewerken, bibliotheek bekijken, verzenden) op die documenten uitvoeren. Belangrijke beperkingen zijn wel dat Office Web Apps geïnstalleerd moet zijn en dit schijnt geen sinecure te zijn. Daarnaast is de preview functionaliteit niet beschikbaar voor andere dan Word en PowerPoint documenten.
Deep refiners
Met SharePoint 2010 maakten we kennis met het refinement panel, het verfijningspaneel. Hoewel een mooie functionaliteit, mocht deze wat mij betreft niet het predicaat ‘facetnavigatie’ krijgen. Daarvoor was FAST search benodigd. SharePoint 2013 Preview beschikt echter over FAST ‘deep refiners’, waarmee het verfijningspaneel stukken verbeterd is. De verfijningsmogelijkheden zijn visueel een stuk aantrekkelijker, zo is de ‘modified date’ aanpasbaar met behulp van schuifbalkjes. Ook kunnen de verfijningsmogelijkheden berekend worden over de totale set gevonden documenten, dus geen beperking meer tot de eerste 500 documenten. Ook het aantal resultaten dat deze verfijningen gaat opleveren, kan dan getoond worden. Wel goed om rekening mee te houden, is dat bij het aanzetten van de deep refiners, de belasting van de server een stuk groter zal worden. Overigens is de standaard verfijningsoptie ‘Site’ geheel verdwenen in SharePoint 2013. Maar ik ben nog nooit een gebruiker tegen gekomen die de werking van die verfijningsoptie (zonder uitleg) begreep.
Persoonlijke query suggestion
De query suggestion (suggesties voor het zoeken) zijn in SharePoint 2010 gebaseerd op zoekvragen die door anderen zijn gedaan. En daarmee waren ze niet altijd zinvol. In SharePoint 2013 Preview krijgt een gebruiker ook query suggesties op basis van zoekvragen die hij eerder heeft gesteld in combinatie met resultaten die hij eerder heeft bekeken. Achterliggende gedachte: “als een gebruiker er eerder naar heeft gezocht, wil hij die documenten vast nog een keer bekijken”. Dat kan natuurlijk, hoewel niet altijd, handig zijn.
Voor een administrator is het in SharePoint 2013 Preview stukken eenvoudiger om extra velden in het verfijningpaneel toe te voegen. Een kwestie van aan of uit zetten. Ook verfijningsopties met meerdere waarden zijn geen belemmering meer. Daarnaast kun je nu op basis van result types een ‘gedrag’ definiëren: van welke template maakt een result type gebruik, welke metadata worden getoond, welke icoontjes moeten weergegeven worden in de zoekresultaten.
Uiteraard zijn er ook functionaliteiten hetzelfde gebleven. Het geavanceerd zoeken is niet veranderd; voor mij reden om af te raden om die op de huidige manier in te zetten. Daarnaast ontbreekt het standaard kunnen sorteren van zoekresultaten en kunnen zoekresultaten niet opgeslagen worden. Maar wellicht, het gaat hier immers om SharePoint 2013 Preview wordt hier bij Microsoft nog hard aan gewerkt. Ik vind in ieder geval dat de zoekfunctionaliteit een flinke verbeterslag heeft ondergaan.
Gerelateerde artikelen
