Tag je informatie: waarom metadata zo zinvol is

Metadata wordt ondergewaardeerd door veel gebruikers die ‘al die velden’  in moeten vullen. Het toekennen van ‘data over data’  (de letterlijke vertaling van metadata) wordt door hen ervaren als tijdrovend, lastig en weinig zinvol. De toegevoegde waarde van metadata uitleggen is bovendien niet eenvoudig.

Een argument als ‘metadata verbetert de terugvindbaarheid van informatie’ wordt niet of nauwelijks gehoord.  De vertrouwde mappenstructuur en de ‘zoekmachine-die-alles-vindt’ leveren met minder inspanning hetzelfde resultaat, is de stellige overtuiging. Vijf argumenten waarom metadata voor interne documenten en andersoortige content wel degelijk zinvol is.

Metadata vertelt waar een document over gaat
Een document zonder metadata is als een boek met een lege kaft: je moet het lezen voordat je weet waar het over gaat. Een titel geeft soms al wat van de inhoud prijs. Met een paar inhoudelijke trefwoorden krijg je een nog beter beeld waar het document over gaat. Op basis van metadata kun je, zonder het document te kennen, bepalen of het voor jou interessant genoeg is om te openen.

Zonder metadata geen facetnavigatie of verfijningsfilters
Facet zoeken en SharePoint functionaliteiten als het verfijningspaneel en navigatiefilters zouden er niet zijn zonder metadata. De mogelijkheid om informatie te verfijnen of filteren op bijvoorbeeld auteur, jaartal, onderwerp of naam van een project is alleen mogelijk als deze als metadata zijn toegekend. Want stel je funda.nl maar eens voor zonder metadata als prijs van de woning, locatie et cetera.

Zoekresultaten worden relevanter en zoekmachines intelligenter
Voor het bepalen van de relevantie van zoekresultaten -welk document wordt als eerste getoond-  maken zoekmachine gebruik van intelligente algoritmen. Hoe vaak een woord voorkomt, op welke plek in een document en ten opzichte van andere woorden spelen daarbij een rol.  Op die manier probeert een zoekmachine zo goed mogelijk te bepalen waar een document over gaat. Er is echter maar één manier waarop een zoekmachine dat het beste kan: als we het hem vertellen. Door metadata toe te kennen en deze door de zoekmachine te laten indexeren, kunnen zoekmachines beter bepalen waar we als gebruiker naar op zoek zijn. En dit zien we terug in de zoekresultaten.

Metadateren kost niet meer tijd dan een mappenstructuur gebruiken
Gebruikers zijn het normaal gaan vinden om door een 10-lagen diepe mappenstructuur te klikken om te bepalen waar een document geplaatst moet worden. Een handeling die behoorlijk wat tijd in beslag kan nemen, want ‘waar zat die ene map ook alweer?’. Het toekennen van metadata kost zeker niet meer tijd. Daarnaast: met het plaatsen van een document in een map kennen gebruikers in feite ook al metadata toe.

Geen concessies meer in welke map iets hoort
Een mappenstructuur is eendimensionaal: je moet kiezen: plaats je het document bij een onderwerp of bij de naam van klant? Vraag is waar het document op terug wil gaan zoeken in de toekomst. De ene keer zal dat op onderwerp zijn, de andere keer op klantnaam. Wanneer je gebruik maakt van metadata, kun je zowel onderwerp als klantnaam toekennen aan het document. En is het dus op beide vindbaar.

Dit zijn een aantal duidelijke argumenten waarom metadata zinvol is om informatie beter vindbaar te maken. Maar met alleen argumenten krijg je gebruikers niet ‘om’. Kijk daarom wat automatisch gemetadateerd kan worden en laat zien wat metadata oplevert (in bijvoorbeeld een facetnagivatie). Maak metadata vooral ook zo gemakkelijk mogelijk: niet te veel velden in laten vullen en door middel van bijvoorbeeld autocomplete suggesties geven. Want bedenk: de kwaliteit van je metadata wordt bepaald door de gebruikers.

Ik ben benieuwd hoe jullie over metadata en het belang ervan denken! Hebben jullie gebruikers weten te overtuigen of besloten ‘niet aan metadata doen’? Laat het me weten!