Maak het vindbaar: op schijven, sites en SharePoint

Het schrijven van een boek. Het was iets dat op mijn bucket list stond, en als ik ‘later als ik groot ben’ een keer zou gaan doen. Maar toen ik in 2015 door Peter Becker, Marjolein van der Linden en Eric Sieverts werd gevraagd om mee te werken aan ‘Maak het vindbaar’, een nieuw boek over vindbaarheid van informatie, hoefde ik niet lang na te denken. Uiteraard wilde ik dat graag doen, en uiteraard wilde ik onder andere een hoofdstuk over SharePoint schrijven!

Wat volgde waren 20 maanden met hoofdstuk opzetten maken, reviewen en overleggen, met ten slotte een echt boek als resultaat. Het was voor mij persoonlijk een interessant en leerzaam proces. In mijn adviestrajecten bleek ik, uit pragmatische overwegingen, de theorie nog wel eens uit het oog te verliezen. Hoe fijn was het om de theoretische onderbouwing weer scherper te krijgen en toe te passen. En het gaf voldoening om mijn praktijkervaring in de theorie van het boek te kunnen verwerken.

Op 20 april was de officiële lancering van ‘Maak het vindbaar’. Vanaf nu is het als open textbook onder een Creative Commons licentie gratis te downloaden of als hardcopy te bestellen.

De officiële gegevens zijn:

Joyce van Aalten, Peter Becker, Marjolein van der Linden, Eric Sieverts:
Maak het vindbaar, op schijven, sites en SharePoint
ISBN 9789492388001

Verkrijgbaar via:

Gratis download op HBO Kennisbank.nl

Samenvatting:

Het beheer van grote hoeveelheden documenten vormt een steeds grotere uitdaging voor organisaties. Of het nu gaat om bestaande of nieuwe informatiesystemen, lokaal of in de cloud, informatiemanagers stellen zich de vraag welke mogelijkheden er zijn om de toegankelijkheid en vindbaarheid van de informatie zo effectief mogelijk te realiseren. Een goede vindbaarheid bespaart immers vele uren arbeidstijd en voorkomt incomplete dossiers. Traditionele instrumenten als taxonomieën, thesauri en autorisatielijsten bewijzen daarbij nog dagelijks hun waarde en de technische ontwikkelingen hebben de mogelijkheden uiteraard verruimd: automatische indexering en klassering, ontologieën en hyperlinking zijn waardevolle aanvullingen.

In dit boek behandelen we belangrijke methoden en technieken om informatie (documenten) van een organisatie vindbaar te maken. De theorie van de toegankelijkheidsleer wordt vanaf de basis behandeld en aan de hand van vele voorbeelden komen technieken en instrumenten als taxonomie, thesaurus, ontologie, zoekmachine en classificatie aan de orde, inclusief stappenplannen om hier zelf mee aan de slag te gaan.
Omdat SharePoint een veelgebruikt platform is voor het beheren en delen van documenten, besteden we een apart hoofdstuk aan de wijze waarop documenten binnen SharePoint zo goed mogelijk vindbaar kunnen worden gemaakt.

De hoofdstukken worden afgewisseld met kaderteksten waarin specifiek wordt ingegaan op gerelateerde onderwerpen als XML, machine learning en cardsorting.