Alternatieven voor SharePoint: start met document management

Omdat SharePoint binnen zoveel organisaties ingezet wordt om documenten op te slaan, in teams samen te werken of een intranet te maken, zou je bijna vergeten dat er ook organisaties zijn die op zoek gaan naar alternatieven. Dat doen ze omdat ze SharePoint te duur of te ingewikkeld vinden of het niet aansluit bij hun wensen. Of simpelweg omdat ze SharePoint niet willen inzetten júíst omdat “iedereen” het doet. Maar welke mogelijkheden heb je als organisatie? In twee blogposts zal ik hier op in gaan.

Er zijn met SharePoint vergelijkbare producten op de markt, al dan niet open source, die je als organisatie kunt overwegen. Deze komen in een volgende blogpost aan de orde. Maar er zijn ook alternatieven te bedenken, zonder het direct in de tools en producten te zoeken. Zeker als je als (middelgrote) organisatie bijvoorbeeld worstelt met een onoverzichtelijke netwerkschijf of een doolhof van documenten, is het implementeren van een document management systeem, een enterprise search engine of collaboration tool niet direct de eerste stap.

ROT eruit
Een klus die vrijwel niemand met veel plezier zal uitvoeren, maar die zeker wel noodzakelijk is en waar je als organisatie veel profijt van zult hebben: informatie opruimen. Bepaal welke documenten vallen in de categorie ROT (redundant, outdated, trivial oftewel: dubbel, verouderd of onbelangrijk) en verwijder deze of plaats deze naar een archief. Het is het beste om dat in overleg met de eigenaar van de documenten te doen. Het opschonen van documenten kan een flinke klus zijn, dus zorg voor een aanjager binnen de organisatie.

Centraliseer
Als de ROT documenten verwijderd zijn, is het van belang dat deze documenten voor iedereen beschikbaar worden. Maar bedenk ook eens hoeveel waardevolle informatie er niet beschikbaar is, omdat deze opgeborgen zit in de persoonlijke schijven of archieven van medewerkers? Dat is snel meer dan je denkt. Breng in kaart welke documenten die kunnen zijn en leg de nieuwe manier van met documenten omgaan vast in werkprocessen.

Organiseer document processen
In werkprocessen rondom documenten leg je vast over wie, welke documenten, waar en wanneer opslaat.  Zorg hierbij voor duidelijke documenttitels en maak afspraken over versiebeheer. Ook afspraken rondom het beheer van documenten moeten vastgelegd worden: wanneer worden documenten vernietigd of gearchiveerd?

Nieuwe structuur netwerkschijf
Bij het herstructureren van de netwerkschijf is het van belang om in gedachten te houden dat deze (met het implementeren van een enterprise search tool, een document management systeem of een collaboration tool) niet in deze vorm zal blijven bestaan. Maar, wanneer de structuur van de netwerkschijf weer helemaal op orde is, kan deze als basis of ter inspiratie dienen voor een nieuwe navigatiestructuur en/of metadatamodel.

Effectief documentbeheer kan dus zonder een tool, maar het vergt wél meer discipline van je organisatie. En de ene organisatie leent zich daarvoor beter dan de ander. Zijn bovenstaande activiteiten verspilde moeite geweest wanneer je als organisatie toch besluit om SharePoint, of een alternatieve enterprise search tool, een document management systeem of een collaboration tool te implementeren? Zeker niet. Ze zullen namelijk sowieso moeten gebeuren om je nieuwe systeem tot een succes te maken. Daarnaast heb je meteen de basis gelegd voor een goede contentmigratie, beschikbaarheid van relevante documenten, heldere document management processen en een navigatiestructuur en/of metadatamodel.