Taxonomie management tools: wanneer heb je er een nodig

In een eerdere blogpost heb ik uitgelegd dat er voor wat betreft tools drie opties zijn om je taxonomie te ontwikkelen en beheren. Dat zijn spreadsheets, taxonomie modules van een CMS/DMS of separate taxonomie management tools. Wanneer is een spreadsheet of taxonomiemodule niet meer voldoende voor je taxonomie? Wanneer moet je overwegen over te stappen naar een taxonomie management tool? In ieder geval wanneer je je herkent in één of meer van de vijf onderstaande signalen.

1. De taxonomie gaat in meer dan één systeem gebruikt worden

Een taxonomie is breder in te zetten dan binnen één enkel systeem. Het kan gebruikt worden binnen een CMS (intranet, website), DMS, collaboration omgeving, zoekmachine, beeldbank, CRM, kennisbank en/of bibliotheeksysteem. Juist door een taxonomie binnen meerdere systemen in te zetten, kun je de mogelijkheden van een taxonomie volledig benutten. Je krijgt consensus over de te hanteren begrippen binnen een organisatie. En het bevordert de vindbaarheid over meerdere systemen heen.

Alle taxonomie management tools zijn erop ingericht een taxonomie te koppelen met meerdere systemen. Dat gebeurt door middel van exports, API’s of systeemspecifieke connectoren. Taxonomie management tools maken dit mogelijk omdat ze werken met term ID’s. Vaak kun je ook aangeven welke termen in welk systeem gebruikt moeten gaan worden.

2. De taxonomie moet rijke semantische relaties bevatten

Sommige organisaties hebben behoefte aan ingewikkeldere relaties dan alleen hiërarchische en equivalente relaties (synoniemen). Denk bijvoorbeeld aan related terms (gerelateerde termen) of het specifieker definiëren van soorten synoniemen (bijvoorbeeld alt en hidden labels, volgens SKOS standaard). Of wellicht het zelf definiëren van relaties of specifieke attributen (notes) bij een term. De taxonomie gaat dan qua rijkheid van relaties meer richting een ontology.

Alle taxonomie management tools kunnen overweg met rijkere semantische relaties, maar het is wel per tool verschillend wat precies de mogelijkheden zijn. Zo richten sommige tools zich op taxonomie- en thesaurusontwikkeling, andere met name op het beheren van ontologieën.

3. De ‘typische’ taxonomiefunctionaliteiten zijn gewenst

Wanneer de taxonomie qua relaties en omvang toeneemt, zal de taxonomiebeheerder graag ‘typische’ taxonomiefunctionaliteiten willen. Dit zijn bijvoorbeeld het in bulk bewerken van termen en het op meerdere manieren kunnen sorteren van een taxonomie (zowel hiërarchisch in een boomstructuur als alfabetisch). Maar ook polyhiërarchie (termen kunnen meerdere bredere termen hebben), foutcontroles op incorrecte relaties, relaties automatisch wederkerig maken en het opsporen van weestermen (termen die geen parent meer hebben).

Van alle taxonomie management tools kun je verwachten dat ze de basisfunctionaliteiten voor taxonomiebouw en –beheer leveren. Het is immers de core van deze tools. Overigens zijn er ook CMS’en of andere informatiesystemen die deze basisfunctionaliteiten in hun taxonomie module bieden, maar deze zijn zelden zo uitgebreid als taxonomie tools.

4. Er zijn meerdere taxonomiebeheerders

Zeker als er veel taxonomiebeheerders zijn, is er behoefte aan geavanceerde samenwerk- en beheermogelijkheden. Maar ook als je de eindgebruikers (degene die taggen of zoeken met de taxonomie) wil betrekken bij het up to date houden van de taxonomie, zijn dergelijke functionaliteiten erg handig. Bijvoorbeeld kandidaattermen (termsuggesties door eindgebruikers), een audittrail (wie heeft welke wijziging, op welk moment gedaan), workflows (met een goedkeuringsproces) en versiebeheer.

5. De taxonomie moet communiceren met de buitenwereld

Toegegeven, voor veel organisaties is het op orde krijgen van een taxonomie binnen de eigen organisatie al genoeg uitdaging. Maar er zijn ook organisaties die hun taxonomie aan derden beschikbaar willen stellen. Of die een taxonomie van anderen aan hun taxonomie willen koppelen. Want waarom een taxonomie zelf maken als je de taxonomie van een ander (in aangepaste vorm) kunt gebruiken? Denk maar eens aan de diverse Linked Open Data initiatieven die er zijn en waarvan je gebruik kunt maken.

De meeste taxonomie management tools zijn ingericht op het uitwisselen met taxonomieën van derden. Ze bieden mogelijkheden om te alignen (overeenkomsten aan te geven) of te koppelen met externe taxonomieën. Daarnaast bieden ze functionaliteiten om de taxonomie beschikbaar te stellen aan derden.

Conclusie

Soms is een spreadsheet of een taxonomie module voldoende. Het ligt er maar net aan hoe je de taxonomie wilt inzetten, hoe die opgebouwd is en hoe die beheerd wordt. Maar wil je het optimale uit je taxonomie halen en het beheer voor je taxonomists zo eenvoudig mogelijk maken, dan is een taxonomie management tool the way to go.

Want een kok in een restaurant, gebruikt geen zakmes (spreadsheet) of een keukenschilmesje (taxonomie module). Maar een professioneel koksmes (taxonomie management tool). Nu zijn er verschillende soorten en maten koksmessen. Dat geldt ook voor taxonomie management tools. Maar daarover meer in een volgende blogpost.