Iedereen die aan de slag gaat met het ontwikkelen van een trefwoordenlijst, taxonomie, thesaurus of ontologie komt erachter dat die taxonomie in iets van een systeem of tool gebouwd en beheerd moet worden. Hiervoor zijn er grofweg drie opties: spreadsheets, taxonomie modules van een content systeem of specifieke taxonomie management tools.
Spreadsheets
De meest voor de hand liggende en voor-iedereen-beschikbare-tool is een spreadsheet, zoals Microsoft Excel. Spreadsheets geven overzicht in je termen en bieden de mogelijkheid om termen gestructureerd te op te slaan. Door slim gebruik te maken van kolommen kun je de hiërarchie tussen termen aangeven en aanvullende informatie (zoals synoniemen en eigen aantekeningen) bij die termen opnemen. Met behulp van filters haal je snel de termen naar voren die je wilt bekijken. Een spreadsheet kan een prima middel zijn, maar er is meer.
Taxonomie modules
Sommige CMS’en en DMS’en hebben specifieke taxonomie modules. Zo heeft Drupal de Taxonomy Manager en SharePoint de Managed Metadata Store. Maar ook Tridion en GX Software bieden mogelijkheden om een taxonomie te ontwikkelen en te beheren. In vergelijking met spreadsheets is het een grote plus dat deze modules bedoeld zijn om taxonomieën te maken. Dat betekent dat termen en semantische relaties tussen termen als zodanig herkend worden. Bijvoorbeeld: is term A een child (nauwere term) van term B, dan is term B automatisch de parent (bredere term) van term A.
Het is afhankelijk van het CMS of DMS welke taxonomie functionaliteiten je krijgt. De SharePoint managed metadata store ondersteunt bijvoorbeeld meertaligheid en een importmogelijkheid vanuit spreadsheets. De Drupal Taxonomy Manager ondersteunt ook het leggen van related terms, iets wat SharePoint weer niet kan.
Een typisch kenmerk van taxonomie modules is dat ze primair gericht zijn op het taggen van content binnen hun CMS of DMS. Dat betekent dat het eenvoudig is om taxonomietermen voor die content te gebruiken. Nadeel is dat (goede) exportmogelijkheden, en daarmee de mogelijkheid om de taxonomie in andere systemen te gebruiken, ontbreken. Hierdoor is het organisatiebreed gebruiken en consistent houden van een taxonomie lastig.
Taxonomie management tools
Voor wie de taxonomie breder wil gaan inzetten is een taxonomie management tool een must. Taxonomie management tools zijn systemen die specifiek gericht zijn op het bouwen en beheren van woordsystemen als taxonomieën, thesauri en/of ontologieën. Ze hebben geavanceerde mogelijkheden voor het maken van termen en het leggen van relaties tussen die termen, vrijwel altijd volgens ISO of SKOS standaarden. Ze zijn nóg meer dan taxonomie modules ingericht op het beheren van taxonomieën. Zo beschikken dergelijke tools altijd over automatische foutcontroles, waardoor foute relaties niet mogelijk zijn. Taxonomie management tools weten ook raad met ingewikkeldere semantische relaties, zoals related terms of concept schemes.
Taxonomie management tools staan los van de systemen waar content in wordt opgeslagen. Ze moeten gekoppeld worden met één, maar liever nog met meer systemen. Dit koppelen kan een uitdaging zijn, al bieden sommige taxonomie management tools connectoren voor veelgebruikte systemen zoals SharePoint. Het grote voordeel is wel dat je, onafhankelijk van de content systemen binnen je organisatie, één centrale taxonomie hebt. Waardoor je zeker weet dat iedereen altijd dezelfde taxonomietermen gebruikt.
Conclusie
Er zijn dus drie opties voor het beheren van een taxonomie: spreadsheets, taxonomie modules van een content systeem of specifieke taxonomie management tools. Een spreadsheet is altijd voorhanden en can do the job, maar is niet gericht op het beheren van taxonomieën. Een taxonomie module binnen een CMS of DMS is dat wel, maar deze zijn vooral gericht op gebruik van een taxonomie binnen dat CMS of DMS. Heb je behoefte aan meer geavanceerdere taxonomie functionaliteiten en/of wil je de taxonomie binnen meer dan één systeem gebruiken, ga dan voor een taxonomie management tool.