Aandachtspunten voor enterprise search pilots

Wanneer een organisatie een enterprise search product, om wat voor reden dan ook, wil gaan uitproberen, wordt dikwijls besloten een pilot of proeftuin te starten. Zodat bekeken kan worden of het product voldoet voor de organisatie en of tot definitieve implementatie over gegaan kan worden. Maar een pilot doe je niet zomaar; waar moet je als organisatie rekening mee houden? Enkele voor de hand liggende, maar daarom niet minder belangrijke, aandachtspunten voor enterprise search pilots:

Zorg dat je goed vooraf bedenkt wanneer de pilot geslaagd (of niet) genoemd mag worden. Ik zie dat dat in de praktijk nog wel eens vergeten wordt, of, nog erger, men dénkt dat men hetzelfde denkt. Zo kan het gebeuren dat een IT-afdeling zegt: pilot geslaagd, want installatie is gelukt; terwijl een kennismanager denkt: niet geslaagd, want de zoekresultaten zijn belabberd. Dus een (beknopt) testplan met eisen aan zoekresultaten (recall, precision), zoek- en verfijnmogelijkheden, te doorzoeken bronnen, presentatie van resultaten, gebruiksvriendelijkheid etc. is écht noodzakelijk.

Let ook op de zoekresultaten die verschillende gebruikers (afhankelijk van hun rechten) te zien moeten/zullen krijgen. Je wilt immers niet dat een gebruiker documenten kan zien waartoe hij geen toegang heeft. Bedenk dat ook een titel in een resultatenscherm kan soms al te veel zeggen (denk aan “ontslagbrief Jan de Vries”).

Wanneer de zoekmachine de pilot een gedeelte van de documenten doorzoekbaar gaat maken, zorg er dan ook voor dat er genoeg diversiteit in de documenten zit. Daarmee bedoel ik bijvoorbeeld verschil in bestandsformaten, bronnen, talen en lengte van documenten.

Overigens is de kans zeer groot dat je gedurende een pilot gaat zien dat je er met installatie van een zoekmachine alleen niet klaar bent. Dikwijls is het nodig voor daadwerkelijke implementatie documenten op te schonen en eventueel van metadata te voorzien. Immers, voordat je gaat verhuizen ruim je toch ook eerst je zolder op?

Een enterprise search pilot is dus niet zomaar uitproberen en spelen met een enterprise search product. Het is een prima manier om gevoel te krijgen bij een product. Maar wanneer je geen duidelijk doel met de pilot hebt, zal die noch slagen, noch mislukken.

Weten hoe een enterprise search pilot binnen uw organisatie kans van slagen krijgt? Neem contact met me op, ik licht dit graag toe in een persoonlijk gesprek.